O que é um Documento Autenticado e Quando Substituí-lo pela Assinatura Eletrônica

Introdução

Vivemos uma era em que a transformação digital influencia todos os aspectos das nossas vidas, inclusive os processos de autenticação e formalização de documentos. Embora o reconhecimento de firma e a autenticação presencial ainda sejam parte do cotidiano de muitos brasileiros, a assinatura eletrônica surge como uma solução ágil, segura e econômica para empresas, profissionais autônomos e clientes. Este artigo explorará em profundidade o que é um documento autenticado, os cenários em que ele é exigido, e como a assinatura eletrônica pode, em diversos casos, substituí-lo com vantagens. Apresentaremos, ainda, fatores relevantes para empreendedores, advogados, imobiliárias, RH e prestadores de serviço no momento de optar pela melhor alternativa – sem “juridiquês” e com foco real nas suas necessidades.

Em resumo

• Documento autenticado garante que um documento é verdadeiro ou a assinatura é realmente de quem afirma ser.
• Assinaturas eletrônicas já possuem validade jurídica igual ou superior à autenticidade presencial em muitos casos.
• Plataformas como a SuperSign facilitam todo o fluxo, oferecem suporte humanizado e eliminam a burocracia do papel.
• É possível economizar tempo e dinheiro sem perder segurança, controle e validade nos processos de assinatura.

Sumário

• O que é um Documento Autenticado?
• Assinatura Eletrônica e a Evolução das Formalizações
• Validade Jurídica: Assinatura Eletrônica x Autenticação em Cartório
• Quando a Assinatura Eletrônica Pode Substituir a Autenticação
• Quando a Autenticação Presencial Ainda é Necessária
• Benefícios da Migração para Assinatura Eletrônica
• Como Escolher a Plataforma Ideal
• Conclusão

O que é um Documento Autenticado?

Quando falamos em “documento autenticado”, estamos nos referindo a um procedimento feito tradicionalmente em cartórios, onde um tabelião atesta a veracidade de uma assinatura ou a cópia fiel de um documento original. Isso traz segurança, pois impede fraudes e garante que aquele documento ou assinatura realmente pertencem a quem declara. Esse processo, muito conhecido, ainda é rotina para muitos profissionais, especialmente em áreas como imobiliárias, recursos humanos, advocacia e prestação de serviços.

• Autenticação de Cópias: O cartório confere que uma cópia é idêntica ao original.
• Reconhecimento de Firma: Confirma que uma assinatura pertence ao signatário.
• Autenticação de Conteúdo: Em casos raros, pode atestar o teor de um documento.

Essas etapas tradicionais são baseadas na confiança pública do serviço cartorário, porém vêm sendo desafiadas por tecnologias digitais, que proporcionam novos caminhos de validação, segurança e agilidade.

Assinatura Eletrônica e a Evolução das Formalizações

Com o avanço tecnológico e a crescente digitalização dos processos, surgiu a assinatura eletrônica: um método que substitui o uso do papel, da caneta e do carimbo tradicional por processos criptografados e seguros, garantidos por plataformas digitais especializadas. Ela pode ser usada para contratos, autorizações, laudos, ordens de serviço e inúmeros outros documentos. O diferencial está na agilidade, economia e praticidade: pode ser realizada de qualquer lugar, dia e hora, sem filas ou deslocamentos.

Existem diferentes níveis de assinatura eletrônica, de acordo com a legislação brasileira:

Tipo de Assinatura EletrônicaCaracterísticasNível de SegurançaSimplesIdentifica o signatário e vincula à assinatura (e-mail, SMS, etc.)MédioAvançadaUsa dados criptográficos que só o titular pode acessarAltoQualificadaRequer certificado digital ICP-BrasilMuito alto

Essas opções atendem desde processos do dia a dia (assinatura de contratos de prestação de serviço) até demandas que exigem maior robustez jurídica, como operações envolvendo órgãos públicos.

Validade Jurídica: Assinatura Eletrônica x Autenticação em Cartório

A principal dúvida que surge ao considerar a assinatura eletrônica é: ela tem a mesma validade jurídica de um documento autenticado em cartório? A resposta, na maioria dos casos, é sim. A legislação brasileira reconhece a validade, autenticidade e integridade dos documentos assinados eletronicamente, especialmente desde a Medida Provisória 2.200-2/2001, e depois com a Lei 14.063/2020, que regulamentou sua aplicação nos setores público e privado.

Hoje, não existe mais a exigência legal, na maior parte dos processos privados, de reconhecimento de firma ou autenticação presencial se um documento for assinado por meio eletrônico, respeitando os requisitos de autenticidade, integridade e não repúdio. Isso significa que contratos de locação, prestação de serviços, vendas, comunicados e até documentos de RH podem ser formalizados e armazenados digitalmente, com total segurança jurídica.

• Prova em Juízo: Assinaturas eletrônicas possuem presunção de validade e aceitação judicial, podendo ser questionadas apenas mediante prova em contrário.
• Controle e Auditoria: Plataformas confiáveis rastreiam dados como IP, localização e trilha de auditoria, fortalecendo a defesa em litígios.
• Possibilidades de Revogação: Caso seja levantada alguma dúvida, sempre é possível realizar perícia técnica para comprovar a assinatura.

Quando a Assinatura Eletrônica Pode Substituir a Autenticação

Boa parte das operações empresariais e rotinas administrativas já podem se beneficiar exclusivamente da assinatura eletrônica. Veja alguns exemplos nos quais o documento digital assinado pela SuperSign pode substituir o papel autenticado com total confiança:

• Contratos comerciais: Prestação de serviços, fornecimento, compra e venda.
• Recibos e solicitações: Pedidos de férias, avisos, comunicações internas.
• Documentos imobiliários: Autorização de visita, proposta de locação, aditivos.
• Recursos Humanos: Contratos de trabalho, termos de confidencialidade, desligamentos.
• Laudos, pareceres e declarações: Em geral, desde que não haja demanda legal expressa contrária.

Em todos esses casos, a migração para o digital é impulsionada pela praticidade, redução de custos e eliminação de riscos de extravio ou deterioração física dos documentos.

Quando a Autenticação Presencial Ainda é Necessária

Apesar dos avanços, ainda há situações em que o cartório se faz obrigatório, sobretudo quando a legislação específica exige a formalização presencial. Destacam-se exemplos como:

• Transações envolvendo imóveis: Compra, venda ou transferência de propriedade junto ao registro de imóveis.
• Procurações públicas: Algumas com poderes especiais ou que envolvam representação em órgãos públicos.
• Processos que exigem autenticação por lei: Determinados processos administrativos e judiciais, por exigência expressa do órgão responsável.

Uma dica importante: sempre confirme junto ao órgão destinatário se ele aceita a assinatura eletrônica no seu processo. Órgãos públicos e privados vêm revisando seus procedimentos para se adequar à legislação digital, contudo ainda existem variações regionais e setoriais.

Benefícios da Migração para Assinatura Eletrônica

Abandonar o papel pode parecer desafiador, mas os benefícios compensam rapidamente:

BenefícioImpacto Real no NegócioRedução de custos operacionaisElimina deslocamentos, taxas de cartório e impressãoAgilidade e produtividadeAssinatura feita em segundos, com rastreabilidadeSustentabilidadeMenos papel, menor impacto ambiental, imagem positivaComodidadeAssine de qualquer local e dispositivoSegurança jurídicaProteção contra fraudes e presunção de validade

Plataformas como a SuperSign ainda oferecem um suporte humano de verdade: ao invés de falar com robôs, o cliente resolve tudo com pessoas preparadas, trazendo mais confiança para quem está migrando do papel para o digital.

Como Escolher a Plataforma Ideal

A decisão de adoção de ferramentas de assinatura eletrônica deve considerar alguns fatores essenciais para garantir segurança, agilidade e economia:

• Validade jurídica das assinaturas: Certifique-se de que a ferramenta segue todas as normas e leis brasileiras.
• Usabilidade: Uma plataforma intuitiva é fundamental, principalmente para equipes não técnicas ou quando muitos terceiros assinam.
• Suporte real: Opte por empresas que oferecem suporte humanizado – falar com gente de verdade faz diferença nas dúvidas do dia a dia.
• Custo-benefício: Evite surpresas. Prefira plataformas com preços transparentes e justos, como a SuperSign, que atende desde pequenos negócios até grandes organizações.
• Integração: Se a sua empresa já usa sistemas próprios, verifique a possibilidade de integração via API.
• Auditoria e controle: Ferramentas modernas fornecem trilha de auditoria, registro de IP e armazenam documentos em nuvem, protegendo todo o ciclo de vida do documento.

Não menos importante, realize treinamentos internos e comunique clientes, fornecedores e funcionários sobre a mudança de fluxo, fortalecendo a cultura do digital e construindo uma relação de confiança no novo modo de assinar e autenticar.

Conclusão

A adoção da assinatura eletrônica é uma tendência sem volta, impulsionada pela necessidade de agilidade, segurança e redução de custos. Hoje, a maior parte dos processos que antes exigiam autenticação cartorária já pode ser feita digitalmente, com validade jurídica e respaldo legal. O segredo para uma transição tranquila está em escolher uma solução confiável, que ofereça suporte humanizado, facilidade extrema de uso e ótimo custo-benefício – pilares presentes na SuperSign.

Seja você um pequeno empreendedor, advogado, gestor de RH, imobiliária ou prestador de serviços, entenda que o futuro da formalização é digital. Apostar em ferramentas robustas, como a SuperSign, elimina a burocracia, economiza tempo e garante validade jurídica com o apoio de pessoas comprometidas no atendimento. O documento autenticado em cartório terá sempre seu lugar quando exigido por lei. Mas, nos demais casos, a assinatura eletrônica é mais do que suficiente – é evoluir seu negócio e simplificar o dia a dia.

Perguntas frequentes