Assinatura Digital para Condomínios: Assembleias Online, Autorizações e Contratos com Fornecedores
Revisado em 19 de novembro de 2024 * Time Jurídico da SuperSign
Resumo rápido: assinatura digital para condomínios
Assinatura digital para condomínios é o uso de plataformas eletrônicas para assinar atas de assembleia, autorizações de obras, comunicações oficiais e contratos com fornecedores (portaria remota, manutenção, segurança, limpeza etc.).
Depois da Lei 14.309/2022, assembleias podem ser realizadas de forma eletrônica ou híbrida de maneira permanente, desde que a convenção não proíba e sejam garantidos voz, debate e voto aos condôminos. Ver ler no site oficial
Combinando essa lei com o Código Civil/Lei 4.591 (regras de administração e assembleias) e com a legislação de assinaturas eletrônicas (Lei 14.063/2020), condomínios podem:
- registrar presença e voto com mais transparência,
- assinar atas e contratos em PDF com validade jurídica,
- reduzir litígios sobre “quem aprovou o quê” e
- organizar a documentação de forma digital, segura e auditável.
1. Por que condomínios precisam de assinatura digital (e não só de “reuniões no Zoom”)
A rotina de um condomínio típico envolve:
- assembleias anuais e extraordinárias,
- aprovação de orçamento e obras,
- autorizações individuais (reformas, uso de áreas comuns, vagas, animais),
- comunicações de multas e advertências e
- contratos com fornecedores (portaria remota, manutenção de elevadores, limpeza, segurança, internet etc.).
Quando tudo isso depende de papel, correio e assinatura presencial, surgem problemas:
- dificuldade de atingir quórum e registrar presença;
- atas demorando semanas para serem assinadas pelo presidente e secretário;
- contratos com fornecedores “andando em pasta” entre síndico, conselho e administradora;
- dificuldade de provar que um condômino foi notificado ou autorizou determinada intervenção.
Assinatura digital para condomínios entra exatamente aqui: não é só “fazer assembleia pelo computador”, mas transformar a documentação condominial em um fluxo digital controlado, com logs, trilhas de auditoria e armazenamento seguro.
2. O que a lei permite hoje: assembleias eletrônicas, atas digitais e assinaturas eletrônicas
2.1 Assembleias virtuais e híbridas
A Lei 14.309/2022 incluiu o art. 1.354-A no Código Civil, permitindo que convocação, realização e deliberação de assembleias condominiais aconteçam por meio eletrônico, desde que:
- a convenção não proíba;
- o edital informe claramente que será eletrônica e como acessar a plataforma;
- todos tenham direito a voz, debate e voto;
- sejam observados os quóruns de instalação e deliberação.
Ou seja: assembleia virtual ou híbrida (parte presencial, parte online) não é “gambiarra de pandemia” – está prevista em lei.
2.2 Atas eletrônicas
Diversos materiais técnicos e orientações de cartórios recomendam que atas sejam elaboradas digitalmente, em PDF, com assinatura eletrônica do representante legal (síndico) e, quando exigido, presidente e secretário da mesa. Ata Reunião
Isso facilita:
- registro em cartório (quando necessário);
- comprovação de quem aprovou cada deliberação;
- acesso posterior pelos condôminos.
2.3 Validade das assinaturas eletrônicas
Do lado das assinaturas, a Lei 14.063/2020 e diretrizes do governo digital deixam claro que assinaturas eletrônicas são válidas no Brasil, em diferentes níveis (simples, avançada, qualificada), dependendo do risco e da exigência legal de cada ato.
Para a maior parte dos atos condominiais (atas, autorizações, contratos com prestadores), uma assinatura eletrônica avançada bem implementada, com logs e trilha de auditoria, já oferece robustez suficiente, desde que a convenção não exija algo mais específico (como reconhecimento de firma manual em situações pontuais).
3. Assembleias online e híbridas: como organizar com assinatura digital
3.1 Convocação com instruções claras
Para que a assembleia eletrônica seja válida e segura, o edital deve:
- indicar data, horário e pauta, como em qualquer assembleia;
- informar que será virtual ou híbrida;
- explicar como acessar a plataforma (link, app, senha);
- orientar sobre envio de procurações e documentação, se necessário.
É boa prática guardar, junto da ata, uma cópia do edital e registros do envio (e-mail, WhatsApp, carta).
3.2 Registro de presença e quórum
Em assembleias digitais, a assinatura eletrônica pode ser usada de duas formas:
- Para registrar presença
- o condômino acessa o link, se identifica (login, CPF, e-mail, código enviado por SMS/WhatsApp) e confirma sua presença;
- a plataforma gera lista de presentes com data, hora e IP.
- Para confirmar votos ou decisões específicas
- em pautas mais sensíveis (obras, alterações de convenção), a ata pode registrar a lista de votos e, para cada condômino, associar a assinatura eletrônica em campo próprio.
Isso resolve discussões como “eu não estava na assembleia” ou “votei diferente” — porque há trilha de auditoria.
3.3 Elaboração e assinatura da ata
Depois da assembleia:
- o síndico ou o secretário escreve a ata em documento digital (modelo padronizado do condomínio);
- o documento é enviado para assinatura eletrônica do presidente da mesa, secretário e síndico;
- após assinado, o PDF final é guardado no repositório do condomínio e, se for o caso, levado ao cartório.
Com uma plataforma de assinatura digital, a ata não fica “rodando papel” por dias. Quem está viajando pode assinar de qualquer lugar, pelo celular.
3.4 Gravação e guarda
Muitos especialistas recomendam que assembleias virtuais sejam gravadas (áudio ou vídeo) para eventual conferência futura.
A gravação não substitui a ata, mas:
- comprova que todos puderam se manifestar;
- ajuda em eventuais perícias;
- pode ser anexada ao histórico documental do condomínio.
4. Autorizações e comunicações: obras, áreas comuns, multas e avisos
Além das assembleias, o dia a dia do condomínio tem uma infinidade de autorizações individuais e comunicações formais:
- autorização para obras dentro da unidade;
- autorização para uso do salão de festas, churrasqueira, academia em horários especiais;
- autorização para instalação de ar-condicionado, envidraçamento, antenas;
- comunicações de multas e advertências;
- ciência de normas e mudanças de regulamento.
Quando isso é feito só com e-mails soltos, formulários em papel ou bilhetes no elevador, o condomínio perde rastreabilidade. Em caso de litígio, é comum ouvir:
“Nunca recebi essa multa.”
“Não fui avisado dessa regra.”
“Eu tinha autorização verbal do síndico.”
Com assinatura digital para condomínios, é possível:
- centralizar pedidos em formulários eletrônicos;
- enviar o documento de autorização (ou de ciência) para assinatura eletrônica do condômino;
- guardar o PDF assinado com logs de data, hora e IP.
Isso reduz discussões e protege tanto o condomínio quanto o morador.
5. Contratos com fornecedores: portaria remota, manutenção, limpeza e segurança
Condomínios lidam com contratos relevantes em termos de valor e risco:
- portaria remota e controle de acesso;
- manutenção de elevadores;
- limpeza e conservação;
- segurança e monitoramento;
- jardinagem, internet, coleta de recicláveis, entre outros.
Problemas comuns:
- contratos guardados em gavetas físicas ou pastas pessoais de colaboradores;
- dificuldade de localizar a versão vigente;
- renovação automática “passando batido” porque ninguém controlou prazos;
- falta de registro claro de quem aprovou determinada contratação.
Com uma plataforma de assinatura digital, o condomínio pode:
- padronizar o fluxo: apresentação da proposta → aprovação pelo conselho → assinatura eletrônica do síndico e do fornecedor;
- armazenar contratos em um repositório único, com busca por fornecedor, CNPJ, data;
- configurar lembretes para renovações, reajustes e revisões;
- manter trilha de auditoria de todos os eventos de assinatura.
E aqui é importante diferenciar de imobiliárias: imobiliária lida com compra, venda e locação; o condomínio lida com governança interna e prestação de serviços – é um universo próprio.
Não se esqueça de sempre verificar a validade das assinaturas digitais e plataformas correspondentes. Veja um artigo completo que fizemos sobre Validade Jurídica da Assinatura Digital, clique aqui.
6. Boas práticas para síndicos e administradoras ao adotar assinatura digital
6.1 Revisar a convenção e o regulamento interno
Antes de mudar o procedimento, vale:
- verificar se a convenção proíbe ou limita assembleias virtuais;
- checar se há exigência de forma específica de assinatura (firmas reconhecidas em determinadas decisões, por exemplo);
- se necessário, propor alteração de convenção em assembleia, já explicando as vantagens do modelo digital.
6.2 Padronizar documentos e fluxos
- criar modelos de atas, autorizações e notificações prontos para uso;
- definir quais documentos devem, obrigatoriamente, passar pela plataforma de assinatura;
- treinar síndico, subsíndico, conselho e administradora no uso dos modelos.
6.3 Integrar com a administradora de condomínios
Se o condomínio trabalha com administradora:
- alinhar quais contratos serão assinados digitalmente;
- decidir se a administradora também assina (quando age como representante do condomínio);
- definir quem terá acesso ao painel da plataforma (síndico, administradora, conselho).
6.4 Conectar com LGPD e segurança da informação
Os documentos condominiais contêm dados pessoais de condôminos, funcionários e prestadores. Por isso, é importante que:
- a plataforma de assinatura digital tenha medidas de segurança e conformidade com LGPD;
- haja política interna de prazo de guarda e descarte de documentos (não é guardar tudo para sempre em qualquer lugar);
- acessos sejam controlados por perfil (síndico vê tudo, conselheiros veem o que for pertinente etc.).
7. Como escolher uma plataforma de assinatura digital para condomínios
Na hora de avaliar soluções, além do preço, vale observar se a plataforma:
- Permite assinatura fácil pelo celular
- assembleias e autorizações têm alta participação via smartphone;
- fluxos que funcionam bem em tela pequena aumentam engajamento.
- Gera trilha de auditoria completa
- registra data, hora, IP e eventos (envio, abertura, assinatura, recusa);
- exporta relatórios, se necessário, para processos judiciais ou registros em cartório.
- Aceita múltiplos signatários
- atas assinadas por presidente, secretário, síndico;
- contratos com condomínio e fornecedor;
- autorizações firmadas por mais de um condômino, quando a unidade tiver vários proprietários.
- Organiza documentos por pastas ou tags
- assembleias por ano;
- contratos por fornecedor;
- autorizações por unidade.
- Oferece integrações ou API
- para sistemas de administradoras de condomínio, CRMs ou ERPs condominiais.
8. Como a SuperSign ajuda condomínios na prática
A SuperSign foi criada para ser simples e acessível, o que encaixa bem na realidade de síndicos e administradoras que não querem mais papel, mas também não querem burocracia tecnológica.
Na prática, condomínios podem usar a SuperSign para:
- Assinatura de atas de assembleia
- enviar o PDF da ata para presidente, secretário e síndico assinarem por e-mail ou WhatsApp;
- registrar todos os eventos com data, hora e IP, facilitando eventual registro em cartório.
- Autorizações e comunicações com condôminos
- criar modelos de autorização de obra, uso de área comum, ciência de multas;
- enviar o documento direto para o morador assinar no celular, sem impressora.
- Contratos com fornecedores
- formalizar portaria remota, manutenção, segurança, limpeza e outros serviços com assinatura eletrônica segura;
- guardar tudo organizado por condomínio e por fornecedor, com busca simples.
- Visão clara para o síndico e para a administradora
- acompanhar quem já assinou, quem está pendente e quais contratos estão próximos de vencer;
- reduzir o risco de decisões sem formalização e de documentos “perdidos” em e-mails.
Assim, a assinatura digital deixa de ser só “tecnologia” e passa a ser ferramenta de governança condominial, ajudando na transparência, na segurança jurídica e na relação com condôminos e prestadores.
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